Frivilligkoordinatoren skal forbinde — ikke være flaskehals
En koordinator skaber overblik og relationer, men rollen bliver sårbar, hvis alle spørgsmål, vagter og ændringer skal gennem én person.
Udgivet 18. august 2026 · Hjerterum
En frivilligkoordinator kan gøre det langt lettere at finde den rigtige opgave og den rigtige kontakt. Men en dygtig koordinator bliver hurtigt den person, alle skriver til: afbud, nøgler, spørgsmål, konflikter og nye idéer. Det hjælper på kort sigt og skaber en flaskehals på længere sigt.
Rollen bør gøre flere i stand til at handle. Koordinatoren skal forbinde mennesker, vedligeholde rammer og opdage huller — ikke personligt løse alt, der falder mellem to stole.
Beskriv hvad rollen ejer
Aftal hvilke opgaver koordinatoren har ansvar for. Det kan være at modtage nye frivillige, holde opgavekataloget aktuelt og hjælpe teams med bemanding. Det betyder ikke nødvendigvis, at koordinatoren selv finder en afløser til hver vagt.
Skriv også, hvad rollen ikke ejer. Økonomiske beslutninger, personalesager eller faglige trænerbeslutninger kan høre andre steder. Tydelige grænser beskytter både koordinatoren og de frivillige.
Skab direkte kontakt i teams
Hvis to barfrivillige kan bytte vagt direkte inden for klare regler, behøver koordinatoren ikke være mellemled. Hvis et arrangementsteam har en kontaktperson, kan praktiske spørgsmål gå dertil.
Koordinatoren skal stadig kunne se ændringen, men information og tilladelse er ikke det samme. Byg et system, hvor relevante personer kan opdatere deres eget område, mens koordinatoren bevarer overblikket.
Hav mere end én med adgang til viden
Kontaktlister, opgavebeskrivelser og kommende behov må ikke kun ligge i én privat indbakke. Brug fælles, adgangsstyrede værktøjer og dokumentér de få rutiner, som skal fortsætte ved ferie eller sygdom.
Udpeg en stedfortræder og prøv ordningen på en rolig uge. Hvis alt stopper, når koordinatoren er væk, er problemet ikke personen, men organiseringen.
Mål på færre uklarheder
Koordinatorens succes er ikke antallet af beskeder, der besvares. Se hellere på, om nye frivillige finder en relevant opgave, om teams selv løser normale ændringer, og om åbne opgaver bliver synlige i tide.
DGI fremhæver tydelige roller, selvkørende grupper og bestyrelsens mulighed for at være kontakt og coach. En koordinator kan understøtte netop det, hvis rollen bruges til at bygge forbindelser frem for afhængighed.
I Hjerterum Forening kan koordinatoren se opgaver på tværs og bruge medlemsgrupper, mens gruppernes egne ansvarlige håndterer detaljerne. Giv kun de nødvendige rettigheder, og sørg for at mindst to relevante personer kan varetage kritiske rutiner.